¿Cómo hacer los presupuestos de una empresa?
El presupuesto de una empresa es una herramienta fundamental para su gestión, sin importar si es grande o pequeña. Los presupuestos permiten planificar los ingresos y los gastos, controlar la rentabilidad, evaluar la viabilidad de los proyectos y tomar decisiones estratégicas.
Sin embargo, hacer un presupuesto para una empresa no es una tarea sencilla, ya que requiere de un análisis detallado de la situación actual y de las expectativas futuras. En este post, te explicaremos los pasos que debes seguir para elaborar los presupuestos de tu empresa de forma eficaz y realista.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es una estimación cuantificada de los ingresos y los gastos que tendrá una empresa durante un periodo de tiempo determinado, normalmente un año. El presupuesto se basa en los datos históricos de la empresa, en las previsiones del mercado y en los objetivos que se quieren alcanzar. El presupuesto sirve para fijar las metas y los recursos que se necesitan para cumplirlas, así como para medir el grado de cumplimiento y corregir las desviaciones que se puedan producir.
¿Qué tipos de presupuestos existen?
Existen distintos tipos de presupuestos según las necesidades de cada empresa. Vamos a ver los más utilizados:
Presupuesto maestro
Es el presupuesto global de la empresa que engloba todos los demás presupuestos. Se compone de dos partes: el presupuesto de resultados, que muestra los ingresos y los gastos previstos, y el presupuesto de situación, que refleja el balance de la empresa al final del periodo.
Presupuesto operativo
Es el presupuesto que se refiere a las actividades ordinarias de la empresa, como la producción, las ventas, los costes o los inventarios. Se suele desglosar en presupuestos parciales, como el presupuesto de ventas, el presupuesto de producción, el presupuesto de compras, el presupuesto de costes o el presupuesto de tesorería, entre otros.
Presupuesto financiero
Es el presupuesto que se ocupa de las operaciones financieras de la empresa, como la inversión, el endeudamiento o la distribución de beneficios. Incluye el presupuesto de capital, el presupuesto de financiación y el presupuesto de dividendos.
Presupuesto flexible
Es el presupuesto que se adapta a los cambios que se producen en el nivel de actividad de la empresa, es decir, en el volumen de producción o de ventas. Permite comparar los ingresos y los gastos reales con los presupuestados para cada nivel de actividad y detectar las variaciones que se deben a factores internos o externos.
Presupuesto estático
Este presupuesto se elabora para una actividad fija que no se modifica aunque cambien las circunstancias. Se utiliza para establecer un estándar de referencia y para evaluar el rendimiento de la empresa.
¿Cómo hacer los presupuestos de una empresa?
Para hacer los presupuestos de una empresa, se deben tener en cuenta algunos factores importantes:
Definir objetivos y estrategias
Lo primero que hay que hacer es establecer los objetivos que se quieren lograr con el presupuesto, tanto a nivel general como específico y las estrategias que se van a seguir para conseguirlos. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Por otro lado, las estrategias deben estar alineadas con los objetivos y con la misión, la visión y los valores de la empresa.
Recopilar y analizar la información
Lo segundo que hay que hacer es recopilar y analizar la información necesaria para elaborar el presupuesto, tanto interna como externa. La información interna se refiere a los datos históricos de la empresa, como las ventas, los costes, los inventarios, los estados financieros o los indicadores de gestión. La información externa se refiere al entorno en el que opera la empresa, como el mercado, la competencia, los clientes, los proveedores, la legislación o la coyuntura económica. Es recomendable llevar a cabo un análisis DAFO para identificar las debilidades, las fortalezas, las oportunidades y las amenazas de la empresa.
Elaborar los presupuestos parciales
Es importante elaborar los presupuestos parciales que correspondan al tipo de presupuesto que se quiera hacer, ya sea operativo, financiero o flexible. Para ello, se debe estimar los ingresos y los gastos que se esperan obtener o realizar en cada área o departamento de la empresa, teniendo en cuenta los objetivos y las estrategias definidos previamente.
Integrar y coordinar los presupuestos parciales
Los presupuestos parciales deben ser coherentes entre sí y con el presupuesto maestro y que no haya contradicciones o inconsistencias. Además, se debe utilizar un sistema de información que facilite la comunicación y la colaboración entre las diferentes áreas o departamentos de la empresa.
Aprobar y comunicar el presupuesto
Es importante aprobar y comunicar el presupuesto a todas las personas implicadas en su ejecución y seguimiento. Para ello, se debe contar con la participación y el compromiso de los responsables de cada área o departamento y el apoyo y supervisión de la dirección de la empresa. Se debe utilizar un lenguaje claro y comprensible y un formato adecuado.
Controlar y evaluar el presupuesto
Lo sexto que hay que hacer es controlar y evaluar el presupuesto durante el periodo de tiempo que abarca y tomar las medidas correctivas que sean necesarias. Para ello, se debe comparar los ingresos y los gastos reales con los presupuestados y analizar las causas y las consecuencias de las desviaciones que se produzcan. Se debe utilizar un sistema de control que permita medir el grado de cumplimiento de los objetivos y el rendimiento de la empresa.
Confía en profesionales experimentados
Como vemos, los presupuestos son una herramienta imprescindible para la gestión de cualquier empresa, ya que permiten mejorar la planificación, la gestión, la toma de decisiones, la comunicación y la motivación. En Knowmedalavida podemos ayudarte a mejorar cualquier aspecto de tu empresa o tu actividad profesional con un servicio profesional, personalizado y de calidad. Solo tienes que contactar con nosotras, estaremos encantadas de ayudarte. ¿Hablamos?
